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員工手冊要合法、合理化
前言：近年來，大陸企業內勞動爭議的數量呈現逐年遞增的趨勢，但這當中，有不少爭議是企業本身制定的員工手冊不合法、不合理所造成的。例如，員工手冊違反國家法律、行政法規及政策規定，或有關「不能吸菸、隨地吐痰，否則解除勞動合同」、「私拿公司財物立即被辭退」等規定，沒有細化（地點、場合）原則與量化（財物多寡、重要性質）規定。
文：蕭新永
最近幾年，大陸勞動爭議案件持續上升，1999年全國各級勞動爭議仲裁委員會共立案受理勞動爭議案件12萬件，比
1998 年增加
28.3％；2001年全國勞動爭議案件數量持續增加，全年高達15.5萬件，比2000年增長14.4％。仲裁結果，企業敗訴佔絕大多數。
傾斜性立法且法令更新快
為什麼企業敗訴佔絕大多數，其原因如下﹕
一、勞動法本身為傾斜性立法，傾向於保護員工的利益、給員工大量的權利，如員工辭職不必公司同意，只要依程序提前 1
個月以書面形式提出即可，但卻給企業設定許多義務要遵守，如企業辭退員工，不僅依程序提前 1
個月以書面形式提出，而且要有充分的事實證據與法律證據。
二、企業經理人及人資人員對勞動法的規範不太熟悉。尤其是人資人員，勞動法規很細且各地規定又不太一樣；同時勞動法規更新速度很快，人資人員剛剛學習新的規定，法律又變了。
三、企業在日常管理上，不善於將勞動法的規定運用在規章制度上。許多企業雖然有制定內部管理規章或人事管理制度但都很粗糙，沒有掌握現實狀況的方面，只引用勞動法的條文套上而已，例如許多台商設計《員工離職管理辦法》時，對於立即辭退嚴重違反廠紀廠規的員工的條件，只規定「違反《勞動法》第25條規定者」，顯然太粗糙了。
員工手冊最好用、最有用
基於大環境的變化，企業可制定員工手冊以為因應。企業為什麼要制定員工手冊呢？
一、大陸勞動法律規定之法律效率最高，一般而言，國家機關頒布的法律規定，在適用上為全體人民，然其法律規定為最低的標準，較為籠統。如果有員工符合《勞動法》第25條第1項：「在試用期間被證明不符合錄用條件的」條文，就可以立即被辭退，但何謂「在試用期間被證明不符合錄用條件的」，顯然條文比較籠統。
二、勞動合同為雙方協商來簽訂，其法律效率比員工手冊要高，但低於勞動法律規定，可調整的非常少。內容條文比較簡單，對管理作業而言不太好用；調整勞動合同的雙方對象及範圍內容是最窄的。
三、員工手冊是用人單位制定、具體且系統的發布的一種企業內部的法律，針對企業所有員工。員工手冊並非法律上之術語，依《勞動法》第4條規定：「用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務。」稱之為規章制度，其法律地位為企業內部的法律，因其在調整對象上是明確的、內容上相當的細緻，企業單位有制定權，企業只要經過公示程序即可。
就管理效率而言，員工手冊為管理作業上最好用、最有用的。勞動爭議仲裁時企業之所以會敗訴，在於沒有制定一本完善的員工手冊，沒有好好運用員工手冊條文，因而引起勞動糾紛，成為敗訴之因素。企業必須善用此工具，要注意當發生勞動爭議時，如員工手冊制定不完善時，仲裁員、法官會自由心證，此時對企業較為不利。
事前預防事後支持
企業制定員工手冊有兩個作用：
一、勞動爭議發生前的預防作用。一套完整的員工手冊能夠建立企業規範化、制度化的管理基礎，例如員工請假管理，規定有准假的核決權限之書面（請假單）呈核程序，假如員工只提出口頭請假要求而被公司拒絕時，企業並無不當，如因此而發生勞動爭議，員工可能敗訴。
二、勞動爭議發生後的支持作用。按照大陸《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條規定，用人單位根據《勞動法》第4條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。因此，企業規章制度規定的非常完善，在勞動爭議仲裁時，因為有充分的法律證據，會獲得支持。
然而，企業在制定技術性的員工手冊時，應注意以下三點：
一、用語規範準確要用法言法語。如用「開除」、「除名」等行政處分比較嚴格，最好不要用，如果操作不當時會引起麻煩，用「勞動合同解除」即可。
二、邏輯不能混亂而且要嚴密。可分為輕微違紀，輕微違紀三次就是一般違紀一次、一般違紀三次就是重大違紀一次、重大違紀三次就是嚴重違紀，嚴重違紀就符合勞動法第25條規定的解除勞動合同的條件。
三、制定上要靈活開放，充分運用或更多運用授權性條款。如有關報銷制度可原則性提出，但金額細節可授權財務部門制定，如此不壅腫；再來可多運用彈性條款，如最後一條：「其他與上述情況相類似情況」，以及政策性較強的東西可轉移給法律，例如規定「最低工資標準或社保費率可按照現行有關法律來執行」。如某台商《工資管理辦法》第46條：「公司參考執行國家規定發放福利的標準，並隨國家政策性調整而相應調整。」即是一個佳例。
內容要合法合理
此外，企業制定的員工手冊要有效，須符合下列三個條件：
一、員工手冊的內容要合法，即不違反國家法律、行政法規及政策規定。例如，有關加班加點之規定就要符合以下法律規定：
（一）法律規定的工資加班費率：1.安排勞動者延長工作時間的，支付不低於工資的150％的工資報酬；2.休息日安排勞動者工作又不能安排補休的，支付不低於工資的200％的工資報酬；3.法定休假日安排勞動者工作的，支付不低於工資的
300％ 的工資報酬。
（二）不能低於當地最低工資標準。
（三）每月加班不能超過36小時。
二、員工手冊要合理。例如規定不能吸菸、隨地吐痰，否則解除勞動合同，此為合法但不太合理，要有細化（地點、場合）原則；又如私拿公司財物立即被辭退，顯然也是合法但要有量化（財物多寡、重要性質）規定。
三、制定時程序合法。首先要通過民主程序制定，經由民主程序徵求意見，不一定要獲得同意。其次，要經過公示程序，要向員工公告，經過公開告示後，要保留公示的證據。
近年來，隨著大陸改革開放的不斷深入，勞動保障制度也發生了深刻的變化，企業內勞動爭議的數量呈現逐年遞增的趨勢，這當中，不少爭議是因為企業本身制定的員工手冊不合法、不合理所造成的。例如，企業沒有制定員工手冊、或雖有員工手冊但條文很粗糙，以及員工手冊顯然違法、過時等因素，都會對企業在執行日常管理作業時，有無完善法律可依據的空虛感；勞動爭議也給企業帶來麻煩，甚至影響到企業的生存。可說員工手冊的合法化、合理化處理，是釐清勞資關係的一個重要的管理工具。（本文作者蕭新永為大陸行銷與經營管理顧問，本文原載於大陸台商經貿網）
▊大陸企業內勞動爭議的數量呈現逐年遞增的趨勢，其中有不少爭議是企業本身制定的員工手冊不合法、不合理所造成的。
▊隨著大陸改革開放的不斷深入，勞動保障制度也發生了深刻的變化，企業內勞動爭議的數量呈現逐年遞增的趨勢。 |
