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辭退不適任員工竅門
前言：在大陸勞動法令向員工傾斜和員工普遍重視「維權意識」的今天，許多員工已經強烈地意識到必須提高自身的素質，才能依靠法律、法規來維護自身的權益，為此，我台商如何正確做好辭退管理，尤其是在建立法律證據（管理規章及員工手冊）、掌握事實證據（員工違紀事實）和不適任員工的辭退作業部份，以預防勞動糾紛的出現，已經成為不能忽略的人力資源管理課題。
文：遠通國際經營管理顧問公司總經理蕭新永
談到如何辭退不適任員工時，台商便會提出許多其所經歷的案例，而辭退不適任員工真有那麼困難嗎？的確，台商最感頭痛的管理困擾，大概就是員工違反紀律規定（貪污、受賄、偷竊、出勤怠工等）或能力不足以適任等等管理問題，以及被辭退員工不服，轉而請求當地勞動爭議仲裁或訴諸法院等等法律行為。
辭退不適任大陸員工的技巧
某位擔任採購任務的員工以較高的單價，採購一批原物料，事後被發現接受廠商在不正當場所的招待行為，被有心人士以現場照片舉報，其行為不檢已屬嚴重違紀行為，不但破壞企業形象，同時違反擔任採購任務之員工不得接受廠商招待之規定，一經發現屬實，公司必須做出立即辭退的懲處行動。這時人事單位或用人單位千萬不要立即對他說：「公司要開除你，你走吧……」，而是必須找出符合該員工辭退條件的相關條款。換句話說，要找出法律證據與事實證據。
一、掌握過失性辭退之法律條款，建立企業管理規章條款
依照《勞動法》第25條第（二）項至第（四）項的規定，員工有嚴重違紀事實，企業不須經過預告程序，即可隨時通知（書面）解除勞動合同，辭退該不適任員工：
（一）嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的；
（二）嚴重失職，營私舞弊，對用人單位利益造成重大損害的；
（三）被依法追究刑事責任的（被法院判處刑罰及依法免於刑事處分）。
台商企業如發現員工有嚴重違紀行為，在「誰主張，誰舉證」的原則下，企業要負舉證責任，除了舉出事實證據之外，企業也應該以企業內部管理規章之規定，明確指出該員工的違紀法條，否則在對簿公堂時，企業是會很容易敗訴的。建立內部管理規章的原則如下說明：
（一）企業在管理規章或員工手冊中，對「嚴重違紀」或「重大損害」的情形要有明確規定。
（二）企業在建立「嚴重違紀」或「重大損害」的辭退條款時，要有比例原則的觀念，訂出細化、量化的標準。
◎案例分析
2001年3月，某卷菸廠四名女工乘下班之際，分別偷拿車間的卷菸142支、156支、201支、189支。該四人出門時，被保安人員當場抓獲。四名女工當即向領導承認錯誤，表示以後不再發生類似行為，同時檢舉其他職工偷拿卷菸的事。
卷菸廠領導認為，丟菸之事由來已久，菸廠每年為此損失上百萬元。為了嚴肅廠紀，警戒他人，應該按照「偷拿20支以上卷菸者，即予以開除」的規定，開除四名女工。四名女工不服，提起勞動仲裁。
仲裁裁決認為，四名女工偷拿的卷菸財產價值有限，且以前也發生過類似情況卻沒有職工被開除過，所以卷菸廠應該撤銷四名女工的開除決定，改用其他方式處理。後來卷菸廠不服，提起訴訟，法院判其敗訴。
此案中，卷菸廠對四名女工的處罰的確過重，即使為了警戒他人而加重對違紀者的處罰，也應該有一定的限度。此種情形下，卷菸廠可能採取經濟處罰的方式來代替開除。
二、掌握無過失性辭退之法律條款，建立企業管理規章條款
依照《勞動法》第26條的規定，有下述情形不適任行為者，企業可以辭退，但是應當要提前30天以書面形式通知員工：
（一）勞動者不能勝任工作，經過培訓或者調整工作崗位仍不能勝任工作的。
換句話說，對於無法勝任工作的員工，企業應給予再培訓或者調整工作崗位，若無經此程序，企業是不能辭退員工的。員工若經培訓、調職仍然不能勝任工作的，法律上才允許企業加以辭退，但需支付經濟補償金。
（二）企業在員工手冊或者管理規章中，對不能勝任工作的員工，要有一套培訓的程序與實體內容，以及調動崗位的異動程序與實體條件，足以顯示企業照顧員工的人本管理觀念與管理制度。
◎案例分析
吳先生是某台商投資企業的企劃幹部，1999年與台商企業訂立了勞動合同，勞動合同期限為5年，吳先生在用人單位工作期間，一直都只能勉強完成單位規定的工作任務。2001年4月，用人單位的業務經營取得較大的發展，經營規模也不斷擴大。吳先生所承擔的工作任務也隨之增加。但他難以承受用人單位分配的工作任務。2001年6月，吳先生由於工作失誤，造成用人單位業務經營的巨大混亂。於是，用人單位以吳先生不能勝任工作任務為由，解除了與吳先生的勞動合同。吳先生不服，向當地勞動爭議仲裁委員會提起仲裁。
勞動爭議仲裁委員會審理認為，儘管吳先生難以承受用人單位的工作任務，但用人單位既未為其重新安排工作崗位，也未為其進行培訓即解除勞動合同，違反了《勞動法》的相關規定。用人單位不得解除與吳先生的勞動合同。
三、找出符合不適任員工的辭退條款，所依據的法律證據（法律與管理規章）在哪裡？
大陸《勞動法》第25條規定：勞動者有下列情形之一的，用人單位可以隨時與勞動者解除勞動合同：
（一）嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的；
（二）嚴重失職、營私舞弊，對用人單位利益造成重大損害的。
另外，企業《員工離職管理辦法》規定：具有下列情況之一者，公司可以馬上辭退員工，解除勞動合同，並且不支付經濟補償金：
（一）員工因嚴重違反勞動紀律，造成公司重大損失者（例如：500元以上）；
（二）員工因違反公司規章或因觸犯法律被立即辭退者；
（三）貪污舞弊受賄或接受相關機關單位不當招待，有具體證據者（例如：500元以上）。
四、收集不適任員工的相關辭退證據，原因與種類。
（一）收集原因：
當要辭退某位不適任員工時，就必須提供相關的證據或理由，向被辭退的員工攤牌，這樣員工才會心服口服，進而避免發生衝突。
（二）收集種類：
1.員工所違反的公司管理規章及勞動紀律的具體條款（法律證據）。
對於企業規章及勞動紀律，除應儘量詳細地制定條款外，還應以公示程序方式告知員工，在制定和公佈規章制度時，交由員工閱讀，並由員工簽字確認。如果在勞動合同期間，企業規章制度進行修改的，也應再次交由員工閱讀並確認。這樣，一旦糾紛發生，就不會出現員工否認有此規定的情況。
2.員工的違紀行為有哪些（事實證據）。通常，可以證明員工違紀行為的證據主要有：
（1）違紀員工的「申辯書」、「檢討書」、「過失記錄單」、關鍵事列記錄法等；
（2）有違紀員工本人簽字的違紀記錄；
（3）其他員工及知情員工的證明；
（4）有關物證；
（5）有關書證及視聽資料；
（6）政府有關部門的處理意見、處理記錄及證明等。
值得台商注意的是，對於「大錯不犯，小錯不斷」員工的違紀行為，應該平時就要以「過失記錄單」記錄其違紀行為。每次違紀時，都要做出相應的書面記錄材料，要求員工簽字。
五、用人部門要與人事部門，共同商討辭退細節。
六、當找不到相依據的條款或規定時，即表示員工還未到達要被辭退條件，此時就要特別小心處理，此時可採取兩種方法：
（一）收集足夠的事實證據後再進行辭退；
（二）將處罰升級，如沒有按處罰等級遞進、累級來執行辭退處罰、沒有達到規定的警告次數就辭退、沒有事先要求員工改善工作績效，就以技術水準低或工作態度差等原因給予辭退等等。此項特別適用於員工違反公司的相關規定後，不但不承認錯誤，且態度惡劣、拒寫檢討書、拒簽警告通知書、罵人等。
七、讓員工有尊嚴地被辭退。
在管理作業上，讓員工有尊嚴地辭退是瞭解與掌握公佈或通知的時機。在通知辭退時機時，需要特別關注的因素是瞭解員工當時的感受，即瞭解到員工收到被辭退通知單的那天是不是他的某個重大節日，比如他的生日、他的結婚紀念日等等。如果恰好選擇了那樣特殊的日子，將很容易引發較大的矛盾衝突，會對員工的心理造成很大的傷害和不好受的滋味。所以，在執行離職員工管理時，要清楚掌握員工的特殊資料。根據資料來安排發放辭退通知單的最合適的時間。
如何預防辭退糾紛
一、有效的勞動合同
企業要想避免辭退爭議，很重要的作法就是要避免非法解除勞動合同，換句話說，要避免非法解除勞動合同，除了程序要合法外，解除勞動合同的條件、運用的實體也要合法。
勞動合同必備的七大條款必須詳細明確，不能遺漏或誤簽。在必備的條款上，雙方能夠約定的條款，也應有約定。企業與員工簽訂的合同，不能有歧義條款，對諸如試用期最長六個月的規定是任意性條款，必須視企業用工狀況與具體工作來約定多長的試用期。
企業勿觸犯解除勞動合同所規定的禁止性條款，例如勞動法第29條列舉了用人單位不得依據勞動法第26條、第27條的規定解除勞動合同的四種狀況，但沒有排除依據勞動法第25條的規定解除勞動合同。但企業引用第25條的規定來對付勞動法解除勞動合同禁止性條款時，必須有充分的把握。
二、避免企業內部管理制度與法律衝突或者不利於辭退的執行
（一）人事管理制度的內容，要合法，即不違反國家法律，行政法規及政策規定。
（二）人事管理制度要合理，例如規定不能吸煙、隨地吐痰，否則解除勞動合同，此為合法但不太合理，要有細化（地點、場合）原則，又如私拿公司財物立即被辭退，顯然也是合法但要有量化（財物多寡、重要性質）規定。
（三）人事管理制度用語規範準確要用法言法語，如用開除、除名等行政處分比較嚴格，最好不要用，如果操作不當時會引起麻煩，因為如果用開除、除名字眼時，法官可能引用1982年出台的《企業職工獎懲條例》麻煩度更大。因此用「解除勞動合同」或辭退即可。
（四）制定時程序合法，首先要通過民主程序制定，經由民主程序徵求意見，不一定要獲得同意。其次為要經過公示程序，要向員工公告，經過公開告示後要保留公示的證據。
結論
在大陸勞動法令向員工傾斜及員工普遍重視「維權意識」的今天，許多員工已強烈地意識到提高自身素質，依靠法律、法規，維護自身權益的重要性，所以正確做好辭退管理，以預防勞動糾紛出現，已經成為台商不能忽略的議題。台商建立法律證據（管理規章及員工手冊）、掌握事實證據（員工違紀事實）、不適任員工的辭退作業已經成為人力資源管理的重要工作。
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