|
藉人力盤點發掘優質人力
過去不少台商企業負責人可能會因為大陸勞工成本相對低廉，認為多僱用幾個人也花不了多少錢，故在用人方面較寬鬆；但是，勞動合同法實施後，如果多用人勢將增加企業的成本，因此，未來台商企業若要提升企業效能，應對企業內進行「人力盤點」及「技能盤點」，如此不僅可快速提升效能、節省人事成本，更可藉機開發企業內優質的人力資源。
文：袁明仁（華信統領企管總經理）
2007年10月下旬，中國最大的電信設備製造商華為科技數千名員工，接到公司的通知，必須在2008年元旦前主動辭職，然後再透過「競爭上崗」，與華為簽訂一到三年的新勞動合同。無獨有偶的是，全球最大量販店沃爾瑪全球採購中心位在上海、深圳、莆田、東莞等四處分部，總數超過1,200名中國籍員工中，大約有200人在2007年10月22日也接到公司的一份通知，上面寫著「我們很遺憾的通知您，您和沃爾瑪全球採購中心XX分部的勞動關係在2007年11月30日將被終止」。
事實上，重新檢討公司內部人力及員工勞動合同的，不僅僅是華為與沃爾瑪。中國從南到北，幾乎所有的企業都在進行類似的人事結構大盤整，因新的企業所得稅法只有賺錢的企業才會遇到納稅的問題，但2008年1月1日施行的勞動合同法，不管企業賺不賺錢，都必須面對。
過去不少企業負責人可能會因為大陸勞工成本相對低廉，覺得多僱用幾個人也花不了多少錢，但現在應儘快進行「人力盤點」。面對勞動合同法的實施會增加企業的成本，解決之道是對企業內部進行人力盤點。企業在制定人力盤點計畫時，千萬別忽視內部人力資源的開發，故做好人力資源盤點，是開發內部人力資源的基礎。
人力盤點切入時機與效益
一、案例說明：人力盤點需求
一家傳統加工貿易企業的老闆，近幾年來由於出口退稅調降、勞動合同法的實施，感覺生意愈來愈難做，因此想轉投資科技含量較高的電子產業。他希望能從原來的公司中篩選出優秀的人員，將他們轉到新成立的電子製造廠，亦即藉勞動合同法實施的機會，一方面進行人力盤點，減少原公司的人事成本，另一方面挑選一些熟悉公司企業文化及忠誠度高的員工進駐新公司。
二、人力盤點面臨的問題點
問題是公司有上千人，到底那些人員可以轉任？那些人員要分流呢？哪些人員是冗員要裁減？那些人員要提前解除勞動合同？這位老闆面臨的正是人力盤點的問題。
三、人力盤點的切入點
事實上，現有人力不一定等於企業的有效人力，現有有效人力也並不一定等於公司未來的有效人力。所以人力資源進行人力盤點時，應掌握外在環境的改變，判斷對公司影響的大小，分析公司未來的走向，協助公司在人力規劃上提前做出反應和規劃可行的方案及措施，亦即要找到人力盤點的切入點。
許多人力資源管理人員常誤以為，「人力盤點」是純粹人力資源部的業務項目之一。其實人力盤點是所有部門主管需面對的事。人力資源僅能從旁協助提出人力盤點的工具，教導如何進行人力盤點。但面對各部門專業的業務，仍需要部門主管進行判斷抉擇。
「人力盤點」往往是公司在面臨重大決策時所採取的措施，例如：擴廠、遷廠、因應重大政策或法令的實施、投入新產品、退出市場、裁員或關廠等。「人力盤點」是針對公司整體資源進行盤點評估中的重要一環。當然也有公司將人力盤點與人力規劃當做經常持續性的工作，隨時配合公司經營目標的制定及修改，每年度或每季度做一次人力資源規劃報告。
四、人力盤點的效益分析：
一般透過人力盤點能夠有效掌握各部門及全公司合理的人力配置，透過人力盤點至少可以盤點出20％的無效人力。針對這些無效人力進行分析，至少有10%的人力是可以裁減的，10%的人力是可以重新合理化安排工作，如此一來即可提升人員的產出及效率。
人力資源盤點考慮的因素
資源如何分配，才能確保對公司現在與未來的發展最有利呢？
通常在公司的經營策略方向未確定前，所有與公司經營有關的內外部資源均應列入考量及評估。「人力盤點」及「技能盤點」是屬於人力資源部的盤點工作之一。
「人力盤點」扮演著提供決策者制訂策略的重要依據。在公司的經營策略確定後，新的人力及技術需求自然也跟著確定。此時，「人力盤點」及「技能盤點」便能幫助人力資源部門制定公司整體的人力資源政策。
在從事人力資源盤點的規劃和預測時，應考慮以下八項因素：
一、當地政策及法令頒佈或修訂的因素
企業進行「人力盤點」的時機為何呢？一種是定期進行的人力盤點，此種人力盤點屬於例行性的，對企業的影響層面及盤點後的變動幅度不是很大。另一種是配合當地政策及法令的頒佈實施或修訂而進行人力盤點。此種情況下所做的人力盤點，影響層面及變動幅度較大。
一般企業較重視因政策及法令的頒佈或修訂，對產業、產品或企業所造成的衝擊，而採取的降低成本因應措施。人力成本的降低，對企業是最直接且能感受到的效益，因此，「人力盤點」就成為非常重要的工具。
二、外在競爭環境改變的因素
外在競爭環境的改變，會對企業的生存及競爭造成衝擊，例如：新競爭產品的推出、新競爭廠商的進入、科技的進步造成企業產品退出市場、消費市場的改變、國內外社會環境和市場發展趨勢、同業競爭的狀況。
企業面對此一外在的環境的變化，往往是生死存亡的關鍵，因此，一般會立即推出的措施就是人員的裁減或汰換。然而要裁減或汰換新人，都必須有科學的依據，其中「人力盤點」工具是大家普遍接受且可行的方法。
三、公司經營決策的因素
公司的經營目標及策略一旦確定或改變，相應的人力資源政策必須能夠配合，否則無法達成公司既定的經營目標。例如：銷售、產品及生產等策略的方向確定，就必須訂定各項營運功能指標，同時需確立人力需求的優先順序及時間表。因此，「人力盤點」時，必須將此一因素列入重要的盤點及評估。
四、人力更迭或變動的因素
一個公司每一年度員工的流動率、缺勤率，退休、解除勞動合同、終止勞動合同、辭職等，以及每位員工每月平均加班小時數等因素，在進行「人力盤點」時應列入考量。透過人力盤點，可以了解人員的結構、人員的素質、哪些是關鍵崗位、近三年的人力異動平均比率，有助於做為人才招募的依據。
五、人力來源及人力成本的因素
掌握最便捷、最適合及成本最低的人力資源，同時評估各項招募管道的可行性及做好成本分析，是人力盤點需考慮的重要因素。目前各地招工都比較困難，各地最低工資標準又不斷的調高，因此，如何從各種管道招到所需的員工，以及如何以最低的成本招到所需的人員，成為人力資源的重點工作。透過人力盤點可以有效掌握那些人力來源管道較有效，那些管道的招工成本較低，那些管道招募的員工較穩定。
六、技術/技能需求的因素
「人力盤點」需將技術/技能需求的因素列入考量。包括工作分析、技能類別、技能等級標準、技能訓練、技能評鑒、考核、技能認證和相關技術考證等。
七、工作量分析的因素
從公司預定的年產量、營業額或銷售量推算所需要的直接人力，再從競爭者的標竿數據作為計算間接人力的參考。同時考量人力變動的因素，可以求出實際公司運作所需要的人力。因此，進行人力資源盤點時，可以透過分析每個工作崗位的工作負荷，進一步得出人力的需求情形。
八、當前工作狀態的因素
人力盤點時還需考慮現狀，特別是原有的工作流程是否合理，原有的工作效率是否發揮出來，人員的工作是否已有效的安排。此外，還需考慮工作重新設計和涉及當前需要修改的內容及職位的評估或安排升遷、調動、改組、訓練或外包等因素。
人力資源盤點的步驟
「人力資源盤點」的步驟包括以下六個步驟：
一、成立人力資源盤點工作小組
人力資源盤點工作小組由總經理和各部門主管、人力資源規劃專職人員組成。總經理擔任組長，人力資源部經理擔任執行副組長。在進行人力資源盤點工作之前，應對全體員工作進行培訓，說明人力資源盤點工作的意義和重要性，要求各部門員工積極配合，客觀、詳實地提供相關資料。
二、制定人力資源盤點計畫
人力資源盤點是對公司人力資源現狀的認識與分析，是做好人力資源管理工作的基礎。但，該工作是一項比較耗時的工作，所以必須做好進度計畫，以保證人力資源盤點工作及時、順利地進行。要制訂預算管理計劃，做好人力資源盤點預算。在確保盤點工作品質的前提下，應考慮以低成本、高效率來完成人力資源盤點工作。
三、制定人力資源盤點適用的表格
人力資源盤點之前必須設計人力資源盤點所需用到的表格，以確保所需蒐集的資訊能夠很方便的在表單呈現。表單填寫時應簡化填寫所需的時間，使人力資源盤點標準化，確保統計結果有意義、有效性。
四、蒐集、整理人力資源盤點資料
在進行正式的人力資源盤點前，必須全面收集、整理相關的資料，力求全面了解公司人力資源現狀。資料可以通過查閱現有的檔案資料、發放調查問卷、訪談等途徑獲得。
五、統計分析相關人力資源盤點資料
人力資源部負責對所收集的資料進行分析，並且將上述獲取的資料整理成EXCEL資料、圖表或其他電子資料庫形式，以利直接、清楚的描述公司人力資源狀況。
六、撰寫人力資源盤點分析報告
在收集、整理完畢所有資料之後，人力資源部安排專職人員對上述資料進行統計分析，製作《××××年度公司人力資源盤點統計分析報告》，由公司人力資源部審核小組完成報告的審核工作，並報請公司總經理審核批准。
《人力資源盤點統計分析報告》作為人力資源供給、需求預測的基礎，在製作時應該根據需要，分別採用表格、趨勢圖、結構圖、分類等形式輔助說明，同時應對相關的資料或圖表進行解釋。 |
